Was bedeutet digitale Souveränität?

Die Fähigkeit einer Organisation, selbstbestimmt über Daten, Technologie und IT-Betrieb zu entscheiden – ohne rechtliche, technische oder wirtschaftliche Abhängigkeit von einzelnen Anbietern oder Drittstaaten.

Wie gelingt digitale Souveränität in der Praxis?

In sechs Schritten: Bestandsaufnahme, Risikobewertung, verbindliche Souveränitätskriterien, Anbieterauswahl, schrittweise Migration und laufende Überprüfung durch Audits und Exporttests.

Was ist eine souveräne Cloud?

Eine Cloud-Umgebung mit europäischem Rechtsträger, Speicherung und Verarbeitung in der EU, Betrieb und Support aus der EU sowie voller Kundenhoheit über Schlüssel, Konfiguration und Datenexport.

Was bedeutet Datenhoheit?

Das Recht und die technische Möglichkeit, jederzeit selbst zu bestimmen, wer auf Daten zugreift, wo sie verarbeitet werden und in welcher Form sie das System wieder verlassen.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Ausschließlich im eigenen, ISO/IEC 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland (Ahaus, Münsterland) – ohne Datentransfer in Drittländer.

Was bedeutet der US CLOUD Act für europäische Unternehmen?

US-Unternehmen müssen Daten auf Anforderung US-amerikanischer Behörden herausgeben – unabhängig vom Speicherort und auch über europäische Tochtergesellschaften.

Was bedeutet das Schrems-II-Urteil für Cloud-Dienste?

Datenübermittlungen in die USA erfordern zusätzliche Schutzmaßnahmen und eine Einzelfallprüfung. Verarbeitung ausschließlich in der EU vermeidet diese Pflichten.

Was macht eine Cloud DSGVO-konform?

Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen, transparente Unterauftragsverarbeiter, klare Löschfristen und ein vollständiger Datenexport.

Welche Rolle spielen Gaia-X und der BSI IT-Grundschutz?

Gaia-X liefert ein europäisches Rahmenwerk für interoperable Cloud-Dienste, der BSI IT-Grundschutz konkrete Bausteine für die technische und organisatorische Absicherung.

Gibt es eine souveräne Alternative zu Microsoft 365?

xworks.365 deckt E-Mail, Kalender, Kontakte, Dateien, Dokumentbearbeitung und Videokonferenzen in einer integrierten Plattform ab – betrieben von einem deutschen Unternehmen in Deutschland.

Wie vermeide ich Vendor Lock-in?

Offene Standards (IMAP, SMTP, CalDAV, CardDAV, WebDAV), offene Dokumentformate und ein vollständiger Selbstbedienungs-Export – vertraglich bereits bei der Auswahl geregelt.

Case Study · Modellszenario

Digitale Souveränität in einer Kommunalverwaltung mit 850 Arbeitsplätzen

Ein durchgerechnetes Modellszenario: Wie eine Verwaltung mit xworks.365 von einer US-Cloud auf eine souveräne Plattform wechselt – mit offengelegten Annahmen, Architektur und nachvollziehbaren Kennzahlen.

Hinweis: Dies ist ein Modellszenario, keine reale Kundenreferenz

Die hier gezeigte „Musterstadt“ ist eine konstruierte Beispielorganisation. Alle Kennzahlen sind Modellrechnungen auf Basis der unten offengelegten Annahmen – keine gemessenen Ergebnisse eines konkreten Kunden und keine Zusicherung. Ihre tatsächlichen Werte hängen von Nutzerzahl, Lizenzmix, Datenvolumen und Migrationsaufwand ab. Für eine Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen sprechen Sie uns an.

Ausgangslage der Musterorganisation

Angenommen wird eine mittlere Kommunalverwaltung mit klassischer Fachbereichsstruktur und gemischter Endgeräteflotte.

Organisation

Kommunalverwaltung, 12 Fachbereiche

Arbeitsplätze

850 (davon 180 mobil/Außendienst)

Postfächer

850 persönlich, 60 Funktionspostfächer

Datenbestand

14 TB Dateiablage, 9 TB E-Mail

Ausgangsplattform

US-Hyperscaler-Suite + Fileserver

Treiber

CLOUD Act, Schrems II, Ratsbeschluss zur Souveränität

Ziele des Projekts

Rechtssichere Datenhaltung

Alle Primär-, Backup- und Protokolldaten in Deutschland, Betrieb durch eine deutsche Rechtsperson ohne extraterritorialen Zugriff.

Eine Plattform statt Werkzeugzoo

E-Mail, Kalender, Kontakte, Dateien, Dokumentenbearbeitung und Videokonferenz konsolidiert – Schatten-IT abbauen.

Anschlussfähigkeit erhalten

Offene Standards (IMAP, SMTP, CalDAV, CardDAV, WebDAV) und Fachverfahren-Anbindung ohne proprietäre Konnektoren.

Umstellung ohne Betriebsunterbrechung

Migration im laufenden Publikumsbetrieb, fachbereichsweise, mit Parallelbetrieb in der Übergangsphase.

Architektur im Modellszenario

Der Zielaufbau folgt dem Vier-Schichten-Modell von xworks.365 – jede Schicht bleibt vollständig in deutscher Betriebsverantwortung.

Schicht 1

Zugriffsschicht

Browser-Oberfläche, Desktop- und Mobil-Clients sowie Standardprotokolle (IMAP/SMTP, CalDAV, CardDAV, WebDAV) für vorhandene Clients. Kein Nachladen externer CDNs oder Tracker.

Web-ClientOutlook/Thunderbird via IMAPiOS/Android via CalDAV & CardDAVWebDAV-Laufwerk

Schicht 2

Anwendungsschicht

Die Dienste der Plattform: Mailsystem in Carrier-Qualität, Kalender und Aufgaben, Cloud-Speicher mit Dateigruppen, Euro-Office für die gemeinsame Dokumentenbearbeitung und Videokonferenz.

E-Mail & GroupwareCloud-SpeicherEuro-OfficeVideokonferenz

Schicht 3

Sicherheits- und Identitätsschicht

Rollen- und Rechtemodell entlang der Fachbereiche, Mandantentrennung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Transport- und Speicherverschlüsselung, revisionsfähige Protokollierung.

Rollen & Rechte2FAVerschlüsselungAudit-Logs

Schicht 4

Infrastrukturschicht

Betrieb in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren mit redundanten Standorten, georedundantem Backup und ISO/IEC-27001-zertifiziertem Informationssicherheits-Management.

RZ DeutschlandGeoredundanzISO 27001BSI-Grundschutz-Orientierung

Datenfluss und Integrationen

Fachverfahren

Anbindung über REST-APIs und SMTP-Relay – Bescheide und Benachrichtigungen laufen über die eigene Plattform statt über externe Versanddienste.

Verzeichnisdienst

Nutzer, Gruppen und Fachbereichsstrukturen werden aus dem vorhandenen Verzeichnis übernommen; Rollen bilden die Organisationsstruktur ab.

Externe Kommunikation

Freigabe-Links mit Ablaufdatum und Passwortschutz für Bürgerinnen, Bürger und externe Dienstleister – ohne Konto beim Empfänger.

Migration in vier Phasen

Phase 1 · Wochen 1–4

Bestandsaufnahme und Zielbild

Erhebung von Postfächern, Ablagen, Fachverfahren und Schnittstellen. Festlegung des Rollenmodells je Fachbereich und der Aufbewahrungsregeln.

Phase 2 · Wochen 5–8

Pilot mit zwei Fachbereichen

Rund 90 Arbeitsplätze im Parallelbetrieb. Test von Mailrouting, Kalenderfreigaben, Dokumentenbearbeitung und mobilem Zugriff.

Phase 3 · Wochen 9–20

Wellenmigration

Fachbereichsweise Übernahme von Postfächern und Dateiablagen in Wellen von etwa 100 Arbeitsplätzen, jeweils mit Kurzschulung und Sprechstunde.

Phase 4 · Wochen 21–24

Abschaltung und Nachweis

Abbau der Altsysteme, Export- und Löschnachweise, Aktualisierung von Verfahrensverzeichnis und Datenschutz-Folgenabschätzung.

Messbare Ergebnisse im Modell

Alle Werte sind gerechnete Modellergebnisse für die oben beschriebene Musterorganisation – die Rechenwege stehen darunter.

100 %

Daten in Deutschland

Primärdaten, Backups und Protokolle verbleiben in deutschen Rechenzentren; Support erfolgt aus Deutschland.

Werkzeuge konsolidiert

Mail, Kalender, Dateiablage, Dokumentenbearbeitung, Filesharing und Videokonferenz laufen in einer Plattform statt in sechs getrennten Diensten.

Wochen bis zur Abschaltung

Vier Phasen von der Bestandsaufnahme bis zum Abbau der Altsysteme, ohne Unterbrechung des Publikumsbetriebs.

850

Arbeitsplätze in 9 Wellen

Pilot mit 90 Arbeitsplätzen, danach acht Wellen zu je rund 95 Arbeitsplätzen im laufenden Betrieb.

Drittland-Transfers

Keine Auftragsverarbeitung außerhalb der EU und damit kein Transfer-Impact-Assessment nach Schrems II erforderlich.

23 TB

Migriertes Datenvolumen

14 TB Dateiablage und 9 TB E-Mail-Bestand, übernommen über Standardprotokolle statt proprietärer Exportwerkzeuge.

Transparenz

Annahmen und Rechenweg

Damit die Zahlen prüfbar bleiben, hier die zugrunde liegenden Annahmen. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Werte, um das Modell auf Ihre Organisation zu übertragen.

Nutzerzahl: 850 Arbeitsplätze, davon 60 Funktionspostfächer ohne eigene Lizenz.
Wellengröße: 850 Arbeitsplätze abzüglich 90 im Pilot ergibt 760, verteilt auf 8 Wellen à ca. 95.
Projektdauer: 4 + 4 + 12 + 4 Wochen je Phase, in Summe 24 Wochen ohne Pufferzeiten.
Datenvolumen: 14 TB Dateiablage (ca. 16,5 GB je Arbeitsplatz) und 9 TB E-Mail (ca. 10,6 GB je Postfach).
Werkzeugkonsolidierung: Gezählt werden sechs zuvor getrennt betriebene Dienste, die in der Plattform aufgehen. Fachverfahren bleiben unverändert bestehen.
Nicht enthalten: Kosten für Endgeräte, Netzanbindung, interne Personalaufwände sowie individuelle Anpassungen an Fachverfahren.

Übertragbare Erkenntnisse

Souveränität vorab prüfbar machen: Rechtsperson, Datenstandort, Supportstandort und Schlüsselverwaltung schriftlich festhalten.
Exit im Auswahlverfahren regeln, nicht in der Kündigung – vollständiger Self-Service-Export gehört in die Leistungsbeschreibung.
Rollenmodell vor der Migration festlegen; nachträgliche Rechtekorrekturen kosten mehr als die Datenübernahme selbst.
Standardprotokolle bevorzugen: IMAP, CalDAV, CardDAV und WebDAV halten Altclients während des Parallelbetriebs nutzbar.
In Wellen migrieren und je Welle eine Sprechstunde anbieten – das senkt die Ticketlast spürbar gegenüber einer Stichtagsumstellung.
Verfahrensverzeichnis und Datenschutz-Folgenabschätzung direkt nach der Abschaltung aktualisieren, solange die Details präsent sind.

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